Google Fogli: eliminare velocemente gli spazi nascosti nei dati

Continua la serie di brevi tutorial dedicati a Google Fogli e agli strumenti utili per docenti.

Hai mai trovato dati apparentemente corretti in Google Fogli che però non funzionano come dovrebbero? Il problema potrebbe essere la presenza di spazi nascosti o di caratteri non visibili nelle celle. Un semplice spazio alla fine di un nome, per esempio, può causare problemi quando utilizziamo formule per concatenare testi, confrontare valori o elaborare i dati.

Questa volta vediamo un problema molto comune, soprattutto quando si lavora con dati importati, copiati da altre fonti o inseriti da più persone: la presenza di spazi vuoti o caratteri non visibili all'interno delle celle.

A prima vista i dati possono sembrare perfettamente corretti, ma quegli spazi “nascosti” possono creare problemi quando, ad esempio, dobbiamo concatenare testi, confrontare valori o utilizzare formule.

La buona notizia è che non è necessario controllare e correggere le celle una per una.

In pochi passaggi possiamo eliminare rapidamente gli spazi indesiderati e rendere i nostri dati più puliti e affidabili.

🎥 Nel breve videotutorial mostro come fare:

https://youtu.be/PwqHOJO6gts

Un piccolo accorgimento che può far risparmiare tempo e, soprattutto, evitare risultati inattesi nelle nostre formule. Niente correzioni manuali, quindi: anche la pulizia dei dati può essere semplice e veloce!

Nuovi corsi

 Con la ripresa delle lezioni, ecco alcuni corsi sull'intelligenza artificiale che terrò a breve per i poli formativi di Seregno e Palma di Montichiaro

AI Aware Lab

Ho appena pubblicato le prime pagine (e ci sto ancora lavorando) di un nuovo sito dedicato alle attività supportate dall'intelligenza artificiale. Si tratta di schede complete, destinate ai docenti, con indicazioni di obiettivi, strumenti, prompt, indicazioni per gli alunni, in cui l'intelligenza artificiale può suggerire idee, ma la scelta finale richiede conoscenza del contesto e capacità decisionale che solo un docente può possedere. Anche l'uso da parte degli alunni non deve essere un mero "copia-incolla" delle risposte, ma un uso critico e responsabile degli strumenti.

Il tutto con suggerimenti per rendere più inclusive e trasversali le attività proposte.

Ecco il link

https://sites.google.com/view/ai-awarelab/home-page

Corsi AI dell'IIS "Primo Levi" di Seregno

 Tra settembre ed ottobre terrò alcuni laboratori in presenza presso questo istituto. Per chi fosse eventualmente interessato/a inserisco i link all'elelnco di tutti i corsi e laboratori previsti e il form per iscriversi, perchè non è possibile farlo da ScuolaFutura per i docenti esterni

Elenco corsi

Form iscrizione

Buone vacanze!

 Per un po' farò digital detox con dei buoni libri e dei tuffi rinfrescanti.

A settembre con i prossimi corsi

Come eliminare i duplicati in Google Sheets e bloccare le intestazioni

 Quando si lavora con fogli di calcolo contenenti centinaia o addirittura migliaia di righe, trovare ed eliminare i record duplicati manualmente può diventare un'attività lunga e soggetta a errori. Per fortuna, Google Sheets mette a disposizione uno strumento che permette di farlo in pochi clic.

In questo tutorial ti mostro come rimuovere i duplicati in modo rapido e sicuro, evitando di perdere tempo con ordinamenti e controlli manuali.

Eliminare i duplicati in pochi clic

La funzione Rimuovi duplicati analizza l'intervallo selezionato e individua automaticamente le righe ripetute, lasciando solo i dati univoci.

È una soluzione ideale quando lavori con:

• elenchi di clienti;
• database di contatti;
• cataloghi di prodotti;
• esportazioni da altri software;
• qualsiasi tabella con un elevato numero di record.

In pochi secondi il foglio sarà pulito e pronto per essere utilizzato.

Un consiglio utile: bloccare le intestazioni

Nel video trovi anche un piccolo trucco che rende molto più comoda la consultazione dei dati: bloccare la riga delle intestazioni.

In questo modo, anche scorrendo migliaia di righe, i nomi delle colonne rimarranno sempre visibili, evitando errori e rendendo il lavoro decisamente più semplice.

Guarda il videotutorial

Nel video ti accompagno passo dopo passo mostrando:

• come eliminare i duplicati;
• come verificare il risultato;
• come bloccare le intestazioni per lavorare in modo più efficiente.

https://youtu.be/PwqHOJO6gts

Se utilizzi spesso Google Sheets, questi due strumenti possono farti risparmiare parecchio tempo nella gestione dei dati.

Come creare e utilizzare i modelli di Gmail per risparmiare tempo

Se vi capita di inviare più volte lo stesso messaggio, i modelli di Gmail sono una funzionalità che può farvi risparmiare molto tempo. Invece di copiare e incollare il testo da un documento o da una vecchia email, è possibile preparare un modello e richiamarlo con pochi clic ogni volta che serve.

Nel video tutorial allegato mostro come creare, salvare e utilizzare i modelli direttamente in Gmail.

Attenzione: nelle installazioni di Google Workspace for Education questa funzionalità potrebbe non essere disponibile se l'amministratore del dominio non l'ha abilitata. Se non trovate l'opzione, contattate il vostro amministratore.

A cosa servono i modelli di Gmail?

I modelli sono particolarmente utili in ambito scolastico, dove molte comunicazioni si ripetono durante l'anno. Alcuni esempi:

• conferma della prenotazione dei colloqui con le famiglie;
• informazioni sulle visite guidate e sulle uscite didattiche;
• comunicazioni standard agli studenti;
• risposte alle richieste più frequenti;
• promemoria per scadenze o consegne;
• email di benvenuto a nuovi studenti o colleghi.

In questo modo è possibile mantenere una comunicazione coerente, ridurre gli errori e dedicare meno tempo alla scrittura di messaggi ripetitivi.

Come funzionano?

Una volta attivata la funzionalità, è sufficiente:

1. scrivere il testo dell'email;
2. salvarlo come modello;
3. richiamarlo ogni volta che si compone un nuovo messaggio.

Naturalmente il contenuto può essere modificato prima dell'invio, adattandolo alla situazione specifica.

Perché conviene utilizzarli?

I vantaggi sono numerosi:

• risparmio di tempo nelle attività quotidiane;
• uniformità delle comunicazioni;
• riduzione degli errori dovuti al copia-incolla;
• maggiore efficienza nella gestione della posta elettronica.

È una funzione semplice ma spesso poco conosciuta, che può diventare uno strumento prezioso per docenti, personale di segreteria e, più in generale, per chi utilizza Gmail in modo intensivo.

Guarda il video tutorial

Nel video trovi tutti i passaggi per creare, salvare e utilizzare i modelli di Gmail, insieme ad alcuni suggerimenti pratici per integrarli nel lavoro quotidiano.

https://youtu.be/f5jZYq1ASCw