Se vi capita di inviare più volte lo stesso messaggio, i modelli di Gmail sono una funzionalità che può farvi risparmiare molto tempo. Invece di copiare e incollare il testo da un documento o da una vecchia email, è possibile preparare un modello e richiamarlo con pochi clic ogni volta che serve.
Nel video tutorial allegato mostro come creare, salvare e utilizzare i modelli direttamente in Gmail.
Attenzione: nelle installazioni di Google Workspace for Education questa funzionalità potrebbe non essere disponibile se l'amministratore del dominio non l'ha abilitata. Se non trovate l'opzione, contattate il vostro amministratore.
A cosa servono i modelli di Gmail?
I modelli sono particolarmente utili in ambito scolastico, dove molte comunicazioni si ripetono durante l'anno. Alcuni esempi:
- conferma della prenotazione dei colloqui con le famiglie;
- informazioni sulle visite guidate e sulle uscite didattiche;
- comunicazioni standard agli studenti;
- risposte alle richieste più frequenti;
- promemoria per scadenze o consegne;
- email di benvenuto a nuovi studenti o colleghi.
In questo modo è possibile mantenere una comunicazione coerente, ridurre gli errori e dedicare meno tempo alla scrittura di messaggi ripetitivi.
Come funzionano?
Una volta attivata la funzionalità, è sufficiente:
- scrivere il testo dell'email;
- salvarlo come modello;
- richiamarlo ogni volta che si compone un nuovo messaggio.
Naturalmente il contenuto può essere modificato prima dell'invio, adattandolo alla situazione specifica.
Perché conviene utilizzarli?
I vantaggi sono numerosi:
- risparmio di tempo nelle attività quotidiane;
- uniformità delle comunicazioni;
- riduzione degli errori dovuti al copia-incolla;
- maggiore efficienza nella gestione della posta elettronica.
È una funzione semplice ma spesso poco conosciuta, che può diventare uno strumento prezioso per docenti, personale di segreteria e, più in generale, per chi utilizza Gmail in modo intensivo.
Guarda il video tutorial
Nel video trovi tutti i passaggi per creare, salvare e utilizzare i modelli di Gmail, insieme ad alcuni suggerimenti pratici per integrarli nel lavoro quotidiano.
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